Deze 5 vragen moet je jezelf stellen om van hybride werken een duurzame keuze te maken

Er bestaat niet zoiets als de ‘standaard hybride manier van werken’. Wil je jouw organisatie laten gedijen bij deze werkwijze, dan is het belangrijk dat je rekening houdt met haar voorgeschiedenis en cultuur. Stel dat jouw beleid staat en valt met vastgelegde normen en regels, dan loont het om een gedetailleerde reeks richtlijnen te maken voor hybride werken.

Heeft jouw organisatie eerder een flexibele bedrijfsvoering, dan kan een beleid voor hybride werken vooral contextgedreven zijn. Zo werkte Amerikaans onderzoek- en adviesbureau Gallup Incorporated samen met een bedrijf, dat zijn beleid voor werken op afstand samenvatte met het mantra: werk op een manier die gepast is. Dat lijkt vaag, maar voor de medewerkers was het dat allesbehalve. Want de spreuk sloot perfect aan bij de bedrijfscultuur. De dresscode was bijvoorbeeld altijd al: ‘kleed je op een manier die gepast is’. Flexibele beleidsregels zoals deze helpen managers in staat om voortdurend gesprekken te voeren over de rollen, verantwoordelijkheden, het team, de persoonlijkheid en het leven van elke werknemer. Zo zie je maar: succesvol hybride werken kan verschillende invullingen hebben!

Bij de uitbraak van de coronacrisis werden managers gedwongen om letterlijk alles te monitoren op afstand. Nu hybride werken in veel organisaties de norm is, is het belangrijk dat zij in staat zijn om cruciale beslissingen te nemen op afstand.

Aangezien de aanpak van dit leidinggevend personeel een grote impact heeft op de productiviteit en het welzijn van de teamleden, overweeg je best gerichte trainingen en coaching aan alle managers. Verbindend communiceren, empathie en leiderschap zijn daar enkele hoekstenen van. Zo kun je jouw managers het vertrouwen geven om alle andere medewerkers aan te sturen en te begeleiden in deze bijzondere transitie. En zo vermijd je dat door te hakken knopen stuk voor stuk bij jou als bedrijfsleider of HR-verantwoordelijke terechtkomen.

Maar veronderstel vooral niet dat een beleid rond hybride werken van bovenaf wordt opgedragen aan het personeel. Want zo riskeer je jouw werknemers te ontmoedigen. Akkoord, als manager kun je onmogelijk 100% rekening houden met elk individu. Maar het is wel belangrijk dat je de voeling houdt met het team, door te luisteren naar hun bezorgdheden en verwachtingen.

Besef dat het middenmanagement hierin een belangrijke rol vervult. Ze slaan als het ware de brug tussen de high-level beslissingen en eerstelijnsuitvoering.  Ga dus samen met de middenmanagers bijvoorbeeld aan de slag met kwalitatieve en kwantitatieve bevragingen. Pols bij hen naar wat er leeft in het bedrijf. Zorg ervoor dat de nodige feedback wordt gecapteerd, en dat je ze meeneemt in jouw beleid. Een bijkomend aandachtspunt is om een ‘workplace value proposition’ te bepalen.

Met andere woorden: je zet in de verf welke meerwaarde werken op kantoor vandaag de dag nog heeft. Hoe bied je iedere werknemer ruimte voor gefocust en productief werken (bijvoorbeeld met afzonderlijke pods of stille ruimtes)? Op welke manier stimuleer je relationship building (denk aan after work drinks of stand-ups)? En hoe houd je rekening met het mentaal, fysiek en sociaal welzijn van iedereen (overweeg wandelvergaderingen en welzijnsinitiatieven ter plaatse)? Deze maatregelen maken kantoorwerk voldoende aantrekkelijk én zijn veel effectiever dan het dwingen van jouw medewerkers om ter plaatse te werken.

Er is al veel geschreven over de potentiële kostenbesparingen van hybride werken. Want organisaties met minder kantoren dringen dankzij de combinatie van kantoor- en thuiswerk hun vaste en variabele kosten aanzienlijk terug.

Maar niet alleen kostenbesparing mag het opzet zijn. Zo is het een goed idee om bestaande kosten naar een andere post te verschuiven. Denk maar eens aan de dagelijkse pot filterkoffie op kantoor. Misschien kun je die vervangen door een barista die op vaste kantoorwerkdagen afzakt voor een lekkere cappuccino of koffie verkeerd? En vergeet die bureautafels niet: heb je er echt zoveel nodig? Misschien kun je een deel vervangen door akoestische pods? Als manager is dit een uitgelezen kans om uitgaven te herverdelen en te investeren in tools die de samenwerking en het welzijn van medewerkers écht ten goede komen.

In elke transitie is het belangrijk dat je tijdig achterhaalt wat er al dan niet werkt, en bijstuurt waar nodig. En meten is weten! Met enquêtes kun je de tevredenheid en de productiviteit van jouw werknemers in kaart brengen, maar die parameters zijn niet voor alle functies even gemakkelijk te onderzoeken.

De betrokkenheid van jouw personeel, in combinatie met vaste kosten, kan dan weer wel een interessante maatstaf zijn. Dat komt doordat ze sterk gelinkt is aan verschillende indicatoren voor goede bedrijfsresultaten: winstgevendheid, retentie en prestaties.

Denk in elk geval op voorhand na over de meetmethoden die je wilt gebruiken. Enkel zo ken je binnen enkele maanden en jaren het effect van jouw beleid.

Laat je dan bijstaan via het Healthy Hybrid Habits programma! Dit traject bestaat uit vijf workshops, waarbij erkende coaches de dimensies van hybride werken stuk voor stuk belichten. Resultaat? Meer productiviteit, focus, welzijn en authenticiteit!